采购档案缺失——一场审计追查4年前的采购项目
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来源：合作医院提供，已脱敏
AI 智能总结
三甲因验收缺失问题受到处理。审计部门在2024年抽查2019-2020年采购项目时，发现某三甲医院多个项目的评标报告、验收单等关键档案缺失。因无法提供完整的采购过程记录，相关责任人被追责。。依据政府采购法第42条、内控指导意见第1条，处罚结果为：时任采购部门负责人被诫勉谈话，档案管理人员被通报批评。要求立即建立电子档案管理系统，确保所有采购档案可追溯。。
案例速览
- 案由
- 审计部门在2024年抽查2019-2020年采购项目时，发现某三甲医院多个项目的评标报告、验收单等关键档案缺失。因无法提供完整的采购过程记录，相关责任人被追责。
- 违规事实
- 2024年，上级审计部门对该医院进行离任审计时，抽查了2019年至2022年间的15个采购项目。结果发现：5个项目的评标现场记录表缺失；3个项目的验收报告仅有签字无验收内容；2个项目的合同变更未经审批；档案室内部分纸质档案因搬迁损毁。尽管这些项目实施时并未发现违规行为，但因档案不完整，无法证明采购过程的合规性。按照无法自证清白则推定有责的审计原则，相关责任人被追责。…
- 违反法规
- 政府采购法 第42条 内控指导意见 第1条
- 处罚结果
- 时任采购部门负责人被诫勉谈话，档案管理人员被通报批评。要求立即建立电子档案管理系统，确保所有采购档案可追溯。
案例详情
2024年，上级审计部门对该医院进行离任审计时，抽查了2019年至2022年间的15个采购项目。结果发现：5个项目的评标现场记录表缺失；3个项目的验收报告仅有签字无验收内容；2个项目的合同变更未经审批；档案室内部分纸质档案因搬迁损毁。尽管这些项目实施时并未发现违规行为，但因档案不完整，无法证明采购过程的合规性。按照无法自证清白则推定有责的审计原则，相关责任人被追责。
法规引用
核心启示
采购文件的15年保存期限是刚性要求。档案缺失本身就是违规，无论项目实施是否合规。信息化留痕是保护采购人自身最有效的手段。
如何预防
易采购M25审计日志模块记录所有操作的时间、人员、内容，不可篡改。M11档案管理模块自动归集每个采购项目的全部文件（招标文件、评标记录、合同、验收单等），一键生成项目档案电子卷，确保15年可追溯。